1. APA ITU SPA 1 PP ?
SPA1PP ialah Sistem Pengurusan Aset Sistem SPA meliputi semua aspek pengurusan aset alih dan aset alih bernilai rendah berdasarkan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (1PP), Arahan Perbendaharaan dan pekeliling-pekeliling yang berkaitan dengan pengurusan aset alih.
2. KETERANGAN MODUL DIDALAM SISTEM
2.1. MODUL PENTADBIR SISTEM – ADMINISTRATOR
Modul Pentadbir Sistem ialah satu modul yang berfungsi untuk mengawal keseluruhan sistem. Ia merangkumi kawalan kepada pengguna sistem, modul dan sub modul yang boleh diakses oleh pengguna yang dibenarkan, kawalan kod dan kawalan kepada semua perkara penting di dalam sistem.
2.2. MODUL PENDAFTARAN DAN CARIAN
Modul Pendaftaran dan carian berfungsi untuk membenarkan kakitangan atau pengguna yang dibenarkan mendaftar aset yang terdiri daripada Harta Modal dan Aset alih bernilai rendah. Sistem akan menjana dan membenarkan pengguna untuk mencetak:
MARA.PA-1 - Borang Laporan Penerimaan Aset Alih MARA
MARA.PA-2 - Daftar Harta Modal
MARA.PA-3 - Daftar Aset Alih Bernilai Rendah
MARA.PA-4 - Senarai Daftar Harta Modal ( Dijana Secara Auto).
MARA.PA-5 - Senarai Daftar Aset Alih Bernilai Rendah ( Dijana Secara Auto).
MARA.PA-8 - Laporan Tahunan Aset Alih( Dijana Secara Auto).
2.3. MODUL PENEMPATAN
Semua kawalan dan rekod penempatan aset akan dikawal di dalam modul penempatan. Rekod-rekod yang melibatkan pemindahan lokasi atau pegawai bertanggungjawab akan direkodkan di dalam modul ini. Rekod ini melibatkan:
MARA.PA-7 - Senarai Aset Alih
MARA.PA-2 - Daftar Harta Modal | Bahagian Penempatan
MARA.PA-3 - Daftar Aset Alih Bernilai Rendah | Bahagian Penempatan
2.4. MODUL PERGERAKAN / PINJAMAN
Kawalan dan rekod pergerakan aset akan dikawal di dalam modul pergerakan. Rekod pergerakan ialah rekod aset yang berubah lokasi untuk tempoh yang singkat atau bukan penempatan tetap. Rekod pergerakan akan melibatkan:
MARA.PA-6 - Daftar Pergerakan Aset Alih
2.5. MODUL PENYELENGGARAAN
Aset-aset yang diselenggara perlu direkodkan di dalam sistem . Ia merangkumi aspek aduan kerosakan peralatan, proses kelulusan pembaikan, daftar penyelenggaraan pembaikan, pengurusan komponen dan aksesori aset, pengurusan penambaikan dan naiktaraf dan senarai aset perlu penyelenggaraan. Borang-borang terbabit ialah:
MARA.PA-2 - Daftar komponen, naiktaraf dan penambahbaikan| Bahagian B
MARA.PA-9 - Borang Aduan Kerosakan Harta Modal Kerajaan
MARA.PA-9(A) - Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Bernilai Rendah Kerajaan
MARA.PA-13 - Senarai Harta Modal Kerajaan Yang Memerlukan Penyelenggaraan Berjadual
MARA.PA-14 - Rekod Penyelenggaraan Harta Modal
MARA.PA-14(A) - Rekod Penyelenggaraan Aset Alih Bernilai Rendah
MARA.PA-14(B) - Laporan Tahunan Penyelenggaraan Aset Alih Bagi Tahun...
2.6 MODUL PEMERIKSAAN
Setiap aset yang didaftarkan wajib diperiksa sekurang-kurangnya sekali setahun. Task dan rekod pemeriksaan perlu direkodkan di dalam modul ini. Antara borang yang akan terlibat ialah:
MARA.PA-10 - Laporan pemeriksaan Harta Modal
MARA.PA-11 - Laporan pemeriksaan Aset Alih Bernilai Rendah.
MARA.PA-12 - Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Aset Alih Bernilai Rendah bagi tahun...
2.7. MODUL PELUPUSAN
Semua proses pelupusan aset yang telah didaftarkan perlu melalui proses di dalam sistem . Proses bermula dari persediaan dokumen, syor lembaga pemeriksa dan proses kelulusan. Borang-borang yang akan terlibat ialah:
MARA.PA-15 - Lantikan Sebagai Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset Alih
MARA.PA-16 - Perakuan Pelupusan (PP Aset Alih )
MARA.PA-17 - Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih
MARA.PA-18 - Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih
MARA.PA-19 - Sijil Pelupusan Aset Alih
MARA.PA-20 - Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Tahun: .....
MARA.PA-21 - 23 - Proses tender pelupusan
MARA.PA-24 - 26 - Proses sebutharga pelupusan
MARA.PA-27 - 27A - Proses lelong pelupusan.
2.8. MODUL KEHILANGAN
Semua proses kehilangan dan hapuskira aset yang telah didaftarkan perlu melalui proses di dalam sistem . Proses bermula dari laporan awal sehingga kepada proses hapuskira.
MARA.PA-28 - Laporan Awal Kehilangan Aset Alih
MARA.PA-29 - Pelantikan Pengerusi Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih ..
MARA.PA-29(A) - Pelantikan Pengerusi Ahli Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih
MARA.PA-30 - Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih ..
MARA.PA-31 - Sijil Hapus Kira Aset Alih ..
MARA.PA-32 - Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib Aset Alih .
2.9. MODUL PEMBEKAL
Modul pembekal adalah satu modul yang menyimpan semua maklumat pembekal. Khusus kepada pembekal yang terlibat dengan pembekalan aset di organisasi terbabit.
2.10 LAPORAN
Semua laporan dan keperluan pengurusan yang akan dibawa kepada mesyuarat sukuan dan tahunan Jabatan.
3. FUNGSI BUTANG UTAMA.
4. Login Sistem
Langkah 1 Portal
Langkah 2 Masukkan Nama Pengguna dan Kata Laluan
Langkah 3 Klik Log Masuk
Langkah 4 Klik Pengurusan Aset
Langkah 5 Klik SPA 1PP
BAB B - PENTADBIR SPA
1. APA YANG PERLU ANDA FAHAMI DAN PELAJARI DARIPADA MODUL ADMIN:
Fungsi dan Tanggungjawab Pentadbir
Konfigurasi Pentadbir
Rekod Pengguna
Kumpulan Capaian Pengguna
Rekod Organisasi
Pengurusan Kod | Kod Lokasi
Pengurusan Kod | Kod Klasifikasi Aset
Mod Latihan
Pengesahan Data Yang Telah Dipadam
Rekod Pembekal
2. FUNGSI DAN TANGGUNGJAWAB PENTADBIR
Didalam sistem SPA ini terdapat dua kategori Pentadbir Sistem SPA iaitu :
Pentadbir Sistem Keseluruhan (super admin)
Pentadbir Cawangan
Pegawai Pengesahan Daftar Aset
Pentadbir Penyelenggaraan
Pentadbir Pemeriksaan
Pentadbir Pelupusan
Pentadbir Kehilangan
2.1. Pentadbir Sistem SPA Keseluruhan
Fungsi dan tanggungjawab Pentadbir Sistem SPA Keseluruhan („super admin)‟ di dalam sistem SPA adalah seperti berikut;
“Pentadbir Sistem SPA Keseluruhan” merupakan pentadbir tertinggi yang mengurus sistem ini. “Pentadbir Sistem SPA Keseluruhan” boleh terdiri dari satu orang atau sekumpulan pegawai yang mempunyai akses penuh terhadap sistem ini. Ia bertanggungjawab sepenuhnya ke atas pelaksanaan dan keselamatan sistem SPA dan diberi kuasa:-
2.1.1. Melantik dan juga membatalkan pelantikan “Super Admin/ Pentadbir Sistem SPA Keseluruhan”
2.1.2. Melantik dan juga membatalkan pelantikan “Pentadbir Sistem SPA Cawangan”
2.1.3. Memberi dan juga membatalkan kuasa laluan (akses) kepada mana-mana pegawai dan kakitangan untuk menggunakan sistem ini.
2.1.4. Menentukan peringkat laluan yang dibenarkan kepada mana-mana pegawai dan kakitangan yang diberi laluan menggunakan sistem ini.
2.1.5. Berkuasa mengubah, menambah dan mambatalkan transaksi dan maklumat di dalam sistem ini.
2.1.6. Menjaga keselamatan, kesahihan dan kebolehpercayaan maklumat di dalam sistem ini.
2.2. Pentadbir Sistem SPA Cawangan
Fungsi dan tanggungjawab Pentadbir Sistem SPA Cawangan di dalam sistem SPA adalah seperti berikut;
“Pentadbir Sistem SPA Cawangan” merupakan pentadbir tertinggi dicawangannya yang mengurus sistem ini. “Pentadbir Sistem SPA Cawangan” boleh terdiri dari satu orang atau sekumpulan pegawai yang mempunyai akses dicawangannya terhadap sistem ini. Ia bertanggungjawab sepenuhnya ke atas pelaksanaan dan keselamatan sistem SPA dan diberi kuasa:-
2.2.1. Melantik dan juga membatalkan pelantikan “Pentadbir Sistem SPA Cawangan”
2.2.2. Memberi dan juga membatalkan kuasa laluan (akses) kepada mana-mana pegawai dan kakitangan dicawangannya untuk menggunakan sistem ini.
2.2.3. Menentukan peringkat laluan yang dibenarkan kepada mana-mana pegawai dan kakitangan dicawangannya yang diberi laluan menggunakan sistem ini.
2.2.4. Berkuasa mengubah, menambah dan membatalkan transaksi dan maklumat dicawangannya di dalam sistem ini.
2.2.5. Menjaga keselamatan, kesahihan dan kebolehpercayaan maklumat di dalam sistem ini.
2.3. Pegawai Pengesahan Daftar Aset
Fungsi dan tanggungjawab Pegawai Pengesahan Daftar Aset di dalam sistem SPA adalah seperti berikut; “Pegawai Pengesah” merupakan individu atau sekumpulan individu yang mempunyai laluan dan kuasa untuk mengesahkan maklumat aset alih yang didaftar oleh kerani aset. Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :-
2.3.1. Membuat semakan kepada data dan aset yang didaftarkan.
2.3.2. Boleh membuat kemaskini dan memadam data yang telah dimasukkan oleh Kerani aset
2.3.3. Memastikan data dimasukkan adalah benar dan mengikut spesifikasi yang ditetapkan
2.3.4. Pegawai yang dilantik juga berhak membuat kemaskini dan memadam rekod yang telah disahkan.
2.3.5. Pegawai boleh dilantik mengikut bahagian, cawangan atau keseluruhan kawalan.
2.4. Pentadbir Penyelenggaraan
Fungsi dan tanggungjawab Pentadbir Penyelenggaraan di dalam sistem SPA adalah seperti berikut; “Pegawai penyelenggaraan” merupakan individu atau sekumpulan individu yang mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini. Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :-
2.4.1. Membuat kemaskini rekod penyelenggaraan kepada aset yang
2.4.2. dipertanggungjawab ke atasnya.
2.4.3. Membuat cetakan rekod penyelenggaraan di kad . MARA.PA-14
2.4.4. Membuat pengistiharan dan pengumpulan data kepada aset-aset yang perlu penyelenggaraan MARA.PA-13
2.4.5. Merekod aduan kerosakan peralatan MARA.PA-9
2.5. Pegawai boleh dilantik mengikut bahagian, cawangan atau keseluruhan kawalan. Pentadbir Pemeriksaan
Fungsi dan tanggungjawab Pentadbir Pemeriksaan di dalam sistem SPA adalah seperti berikut; “Pegawai pemeriksa” merupakan individu atau sekumpulan individu yang mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini. Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :-
2.5.1. Membuat kemaskini rekod pemeriksaan kepada aset
2.5.2. Mengemaskini laporan . MARA.PA-10, MARA.PA-11, MARA.PA-12
2.5.3. Membuat pemeriksaan aset sekurang-kurangnya setahun sekali.
2.6. Pentadbir Pelupusan dan Kehilangan.
Fungsi dan tanggungjawab Pentadbir Pelupusan di dalam sistem SPA adalah seperti berikut “Admin pelupusan merupakan urusetia pelupusan yang mempunyai laluan dan kuasa mengemaskini rekod pelupusan aset. Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :-
2.6.1. Mengumpul dan menyediakan senarai aset untuk tujuan pelupusan.
2.6.2. Menyediakan dokumen-dokumen berkaitan pelupusan.
2.6.3. Menyediakan dan mengemaskini dokumen laporan Lembaga Pemeriksa.
2.6.4. Mengemaskini keputusan pelupusan
2.6.5. Menerima dan merekod laporan kehilangan.
2.6.6. Menyediakan laporan awal dan laporan akhir kehilangan.
2.6.7. Mengemaskini semua dokumen yang berkaitan kehilangan.
2.6.8. Mengemaskini keputusan hapuskira.
3. KONFIGURASI PENTADBIR
3.1. Pentadbir sistem SPA
Pegawai yang bertanggungjawab untuk mengurus dan mentadbir sistem SPA. Pentadbir sistem SPA perlu membuat kawalan dan pengurusan kepada modul Pentadbir. Pentadbir sistem SPA boleh diklafikasikan kepada dua jenis pentadbir iaitu:
3.1.1. Pentadbir Sistem SPA Keseluruhan.
3.1.2. Pentadbir Sistem SPA Cawangan
3.2. Pentadbir Sistem SPA Keseluruhan (Super Admin)
Berikut adalah sub modul yang terdapat bagi Pentadbir Sistem SPA untuk mengawal perjalanan sistem:
Bagi modul Pentadbir Sistem SPA Keseluruhan anda bolehlah mengikut aliran kerja dan langkah-langkah berikut:
3.3. Aliran Kerja bagi Pentadbir Sistem SPA Keseluruhan
3.4. Langkah-langkah bagi menggunakan modul Pentadbir Sistem SPA Keseluruhan adalah seperti berikut:
Langkah 1 Log Masuk ke dalam sistem dengan id pengguna dan kata laluan
Langkah 2 Pilih Modul Admin
